Det finns flera olika fördelar med att spara din Excelfil som en pdf. Dels bevarar det din fils formatering. Cellformateringar, text och layout kommer att se ut så som du vill, oavsett vilken enhet eller programvara mottagaren använder för att visa den. Vidare kan pdf:en visas på nästan alla enheter och operativsystem. Du kan alltså dela din fil utan att behöva oroa dig om användaren öppnar den med exempelvis en smartphone eller surfplatta. Dessutom kommer pdf:en vara skyddad mot oönskade ändringar, ha låg filstorlek och vara enkel att skriva ut.

1. Klicka på File/Arkiv. Du hittar fliken längst till vänster i menyn.
2. Välj Save as/Spara som i menyn till vänster.
3. I alternativen för Save as/Spara som ser du en rullgardinsmenyn. Där står det Excel workbook (*.xlsx)/Excel-arbetsbok (*.xlsx). Klicka på rullgardinsmenyn.
4. I listan över olika filalternativ väljer du alternativet pdf.
5. Rullgardinsmenyn stängs och under den kan du se knappen More options/Fler alternativ; klicka på knappen.
6. I den ruta som dyker upp på skärmen klickar du på Options/Alternativ.
7. I rutan benämnd Options/Alternativ kan du välja mellan olika alternativ för hur du vill spara din fil. Under avsnittet Publish what/Vad ska publiceras kan du välja mellan att spara ett blad, alla blad eller ett antal valda blad från din Excelfil.
8. När du valt alternativ väljer klickar du på knappen Save/Spara, nedtill till höger i rutan.

Innehållsförteckningen i Word är en automatiskt genererad lista som visar sidnummer och rubrik för varje sektion eller kapitel i ditt dokument. Innehållsförteckningen är ett bra verktyg för längre dokument eftersom det förenklar läsarens navigering i dokumentet. Användaren kan se varje rubrik och sidnummer i dokumentet, och i Word kan de dessutom länkas direkt till varje avsnitt genom att klicka på Ctrl på tangentbordet samtidigt som de klickar på en rubrik. För dig som skriver i dokumentet är Words innehållsförteckningar ett tidsbesparande verktyg, eftersom du kan uppdatera innehållsförteckningen automatiskt utan att manuellt behöva uppdatera rubriker och sidnummer efter att du gjort en ändring i din text.

1. För att lägga till en innehållsförteckning i ditt Worddokument klickar du på fliken References/Referenser i menyn.
2. Klicka på knappen Table of contents/Innehållsförteckning. Knappen finns placerad längst till vänster i menyn, under avsnittet Table of contents/Innehållsförteckning.
3. Det syns en lista med olika innehållsförteckningar under knappen. Välj vilken typ av innehållsförteckning du vill använda. Du kan se skillnaden i innehållsförteckningarnas utseende och uppbyggnad i förhandsvisningen i listan.
4. Efter att du klickat på den innehållsförteckning som du vill ha i ditt dokument finns den infogad i där du stod med markören.
5. När du skrivit den text som ska finnas i dokumentet är det dags att uppdatera din innehållsförteckning. Det gör du genom att högerklicka på innehållsförteckningen och sedan klicka på Update table/Uppdatera fält. Du behöver uppdatera innehållsförteckningen varje gång du ändrar texten i ditt dokument, eftersom rubriker och sidnummer kan ha ändrats. Ett tips är att uppdatera innehållsförteckningen det sista du gör, innan du sparar dokumentet, eftersom du då kan vara säker på att alla ändringar i texten speglas i innehållsförteckningen.
6. Efter att du klickat på knappen Update table/Uppdatera fält finns syns två alternativ i en ruta benämnd Update table of contents/Uppdatera innehållsförteckning. Du kan välja alternativet Update page numbers only/Uppdatera endast sidnummer om det endast är sidnumreringen som inte stämmer. Om du väljer alternativet Update entire table/Uppdatera hela tabellen uppdateras både sidnummer och rubrikerna. Om du är osäker på vad som uppdaterats så bör du välja det andra alternativet för att vara säker på att innehållsförteckningen stämmer.
7. Klicka på knappen Ok för att spara ditt val.

Användningen av sidhuvud och sidfot i Word har flera fördelar. Du kan säkerställa att den viktiga information som tillhör dokumentet, såsom versionsnummer eller kontaktinformation, finns tillgänglig på alla sidor. Informationen är enhetligt formaterad på varje sida vilket skapar en visuellt tydlig struktur. Sidhuvud och sidfot kan även användas för att inkludera logotyper eller andra grafiska element som, genomgående i dokumentet, bidrar till organisationens varumärkesidentitet. Dessutom kan sådant som sidnummer eller kapitelrubriker förenkla navigeringen i dokumentet, vilket är särskilt nödvändigt i exempelvis långa rapporter.

1. Dubbelklicka på sidhuvudet, alltså området högst upp i ditt Worddokument. När du gör det når du inställningarna för sidhuvud och sidfot i menyn. Fliken Header and footer/Sidhuvud och sidfot syns längst till höger i menyn och alternativen för sidhuvud och sidfot syns.
2. Lägg in informationen du önskar infoga i sidhuvudet. I detta exempel infogas en logga i sidhuvudet, genom att klicka på knappen Pictures/Bilder i avsnittet Insert/Infoga.
3. För att infoga innehåll i sidfoten klickar du på fliken Header and footer/Sidhuvud och sidfot i menyn.
4. Klicka på knappen Go to Footer/Gå till sidfot i avsnittet Navigation/Navigering.
5. Infoga information du önskar ha i sidfoten. I detta exempel lägger vi in sidnummer i sidfoten genom att klicka på knappen Page number/Sidnummer.
6. Välj vilka inställningar du vill ska gälla för ditt sidnummer, såsom var de ska vara placerade och hur de ska se ut, och infoga sedan ditt valda sidnummer.
7. Det finns många olika inställningar för sidhuvud och sidfot i menyn. Du kan exempelvis ställa in olika sidhuvud eller sidfot för udda och jämna sidor, vilket bland annat är användbart när man arbetar med ett dokument som ska bli en dubbelsidig utskrift. Du kan även skapa annorlunda sidhuvud och sidfot för förstasidan i ditt dokument. Det är användbart om du vill infoga särskilt mycket information (såsom titel, diarienummer och författare) på förstasidan, utan att upprepa det på resterande sidor. Eller när du vill ha en försättssida utan information i sidhuvud och sidfot, och endast ha informationen i övriga sidor i dokumentet.
8. Stäng sidhuvudet och sidfoten genom att klicka på det röda krysset till höger i menyn, under avsnittet Close/Stäng.

När ett typsnitt inte är förinstallerat i Windows eller Office kallas det för specialtypsnitt. Även om du har ett specialtypsnitt installerat på din dator kan du aldrig vara säker på att mottagaren av ditt Worddokument har det. Om mottagaren inte har specialtypsnittet installerat kommer det stå att specialtypsnittet används, men egentligen används ett standardtypsnitt såsom Calibri eller Arial. Det sker eftersom teckensnittsfilen inte ingår i dokumentet - de hänvisas till.

För att undvika detta fel kan du bädda in typsnittet i filen. Då säkerställer du att rätt typsnitt visas för mottagaren, oavsett om denne har teckensnittet eller inte. Om du inte bäddar in typsnittet i dokumentet behöver den användare som mottar filen ha samma typsnitt installerat för att det ska visas.

Var gärna medveten om att inbäddning av typsnitt inte fungerar väl för Mac eller Word online. Det kan även vara bra att veta att filen blir något tyngre.

1. Typsnittet i exemplet finns inte förinstallerat med Windows eller Office och identifieras därmed som ett specialtypsnitt. För att kunna samarbeta med andra som inte har typsnittet installerat är det bra att bädda in det.
2. Klicka på fliken File/Arkiv, längst till vänster i menyn.
3. Välj alternativet, More/Fler, längst ner i menyn till vänster.
4. I rutan som syns precis till höger om More/Fler klickar du på det nedre alternativet; Options/Alternativ.
5. En ruta benämnd Word options/Word-alternativ syns på skärmen. I rutan finns en meny till vänster. Välj Save/Spara i menyn.
6. Bland alternativen under Save/Spara finns alternativet Embed fonts/Bädda in typsnitt. Du hittar alternativet under rubriken Preserve fidelity when sharing this document/Behåll återgivningen när dokumentet delas. Välj ogärna Embed common system fonts/Bädda inte in gemensamma systemteckensnitt eftersom du då bäddar in typsnitt som de flesta redan har, vilket gör filen tyngre i onödan. Välj heller inte Embed only the characters used in the document/Bädda endast in de tecken som används i det här dokumentet. Då kommer vissa bokstäver eller symboler eventuellt inte bäddas in.
7. Klicka på knappen Ok för att spara dina val. När du sparar ditt dokument nästa gång kommer typsnitten inkluderas i filen och vara synliga för dem som inte har typsnittet installerat på sin dator.

När Worddokument är tunga tar de stort utrymme på din dator och är svårare att dela med andra användare. En enkel åtgärd för att minska filstorleken är att komprimera bilderna i filen. Du kan komprimera alla bilder i filen, eller några utvalda bilder.

Ha gärna i åtanke att du endast kan komprimera bilder, inte öka upplösningen. Om du ångrar att du komprimerat en bild behöver du infoga den på nytt för att återfå den i högre upplösning. Spara gärna en kopia av ditt dokument innan du komprimerar bilderna, för att säkerställa att du kan återgå till filen med orginalbilderna.

1. Markera den bild som du vill komprimera genom att klicka på den.
2. När du markerat en bild visas Picture format/Formatera bild längst till höger i menyn. Klicka på detta alternativ.
3. Du ser menyn för Picture format/Formatera bild högst upp på sidan. I avsnittet benämnt Adjust/Justera (längst upp till höger) finns knappen Compress Pictures/Komprimera bild. Klicka på den.
4. I rutan som visas ser du olika alternativ för bildens upplösning. Vi rekommenderar upplösningen 150 ppi för de flesta dokumenten. Upplösningen bevarar en hög kvalitet på bilderna och håller filstorleken relativt låg.
5. Per automatik är valet Apply only to this picture/Tillämpa endast på den här bilden markerad. Om du avmarkerar alternativet komprimeras alla bilder i dokumentet. Om du låter alternativet vara markerat kommer ändringarna endast genomföras på den bild som du markerat. Du kan även välja att Delete cropped areas of pictures/Radera beskurna områden av bilder om du är nöjd med hur du har beskurit alla dina bilder. Även detta minskar filens storlek.
6. När du är färdig med inställningarna, som minskar filstorleken på din presentation, klickar du Ok.

Cellformat och tabellformat i Excel är verktyg som används för att ändra utseendet och stilen på celler och tabeller i ditt arbetsblad. Du kan använda formateringen till din fördel genom att exempelvis skapa förbättrad läsbarhet, betona viktig information och använda det varumärkesanpassade utseende (exempelvis de färger och typsnitt) som din organisation använder.

Applicera ett cellformat i Excel

1. Klicka på cellen, eller cellerna, som du vill formatera.
2. Klicka sedan på knappen Cell styles/Cellformat. Knappen finner du i menyn under Home/Start, och avsnittet Styles/Format. Det är knappen längst ned, av de tre knapparna.
3. I den meny som syns under knappen finns alla fördefinierade cellformat i den aktuella arbetsboken. Alternativen är baserade på dokumentets temafärger. I detta alternativ kan du klicka på Heading 4.
4. Genom att välja ett de fördefinierade cellformaten appliceras formatet i den cell som du markerat.

Applicera ett tabellformat i Excel

1. Testa att applicera ett tabellformat genom att markera den data som du vill skapa en tabell av.
2. Klicka på knappen Format as table/Formatera som tabell. Knappen finner du i menyn under Home/Start, och avsnittet Styles/Format. Det är knappen längst ned, av de tre knapparna.
3. I den meny som syns under knappen finns alla fördefinierade tabellformat i den aktuella arbetsboken. Alternativen är baserade på dokumentets temafärger. I detta alternativ kan du välja stilen med randiga rader.
4. I den ruta som dyker upp på skärmen, benämnd Create table/Skapa tabell, klickar du Ok för att bekräfta cellerna som ska ingå i tabellen. Du kan även bocka i om rubriker ska ingå i tabellen via valet My table has headers/Tabeller innehåller rubriker. Efter att du klickat Ok appliceras tabellformatet på den data du först markerat.

Applicera ett kopierat cellformat i Excel

1. Testa att kopiera cellformatet genom att klicka på rubriken.
2. Klicka på knappen Format painter/Hämta format i menyn, under Home/Start och avsnittet Clipboard/Urklipp. Knappen ser ut som en målarpensel.
3. Klicka på det innehåll som du vill applicera det kopierade cellformatet på. Tänk på att du endast kan applicera formatet en gång. Tips: Om du dubbelklickar på Format painter/Hämta format kan du applicera ditt valda format obegränsat med gånger till dess att du klickar på Esc på tangentbordet.
4. I detta exempel kan du markera tabellen igen.
5. Klicka på knappen Format painter/Hämta format i menyn, under Home/Start och avsnittet Clipboard/Urklipp.
6. Markera det område som du vill applicera formatet på.

I Excel finns det olika alternativ för att klistra in data och diagram från urklipp i ditt arbetsblad. Inklistringsalternativen gör det möjligt för dig att kontrollera hur det inklistrade innehållet formateras. Du kan välja om du vill bevara den urspungliga formateringen eller anpassa utseendet efter mallen du infogar datan eller diagrammet i. Med hjälp av kunskap om inklistringsalternativen kan du även påverka om det inklistrade innehållet ska kunna redigeras samt om det ska behålla dess eventuella formler.

Det är viktigt att vara noggrann med hur du klistrar in data från urklipp. Bland annat kan inkorrekt infogning av data från urklipp orsaka felaktigheter i dina beräkningar och analyser. Exempelvis kan ett felaktigt val av inklistringsalternativ av data som innehåller formler och länkar mellan celler störa länkarna och göra att dina formler inte fungerar som de ska.

Klistra in data i Excel

1. När du har kopierat text från en arbetsbok kan du klistra in den på olika sätt. Du kan antingen högerklicka i den cell där du vill klistra in innehållet, eller klicka på Knappen Clipboard/Klistra in . Knappen finns till vänster i menyn, under Home/Start. Du behöver klicka på den nedåtriktade pilen, som ligger i anslutning till knappen, för att kunna se olika inklistringsalternativ. Inklistringsalternativen visar sig i en liten ruta, precis under knappen.
2. Det första alternativet är att klistra in med Paste/Klistra in. Det är den grundläggande inklistringsfunktionen. När du använder Paste/Klistra in klistras urklippets innehåll in i cellen som du markerat och behåller den ursprungliga formateringen om möjligt. Med detta alternativ använder du måltemat.
3. Det andra alternativet är Values/Värden. Detta alternativ tar det bort eventuell formatering och klistrar bara in de numeriska värdena. Det är användbart om du vill ta bort formatering eller formler från datan, och istället själv vill formatera innehållet från grunden.
4. Med alternativet Formulas/Formler klistrar du in innehållet utan formatering men behåller dess eventuella formler.
5. Via det fjärde inklistringsalternativet, Formatting/Formatering, appliceras källcellens formatering på målcellen. All teckenformatering (såsom typsnitt och teckenstorlek) samt cellformatering (såsom ramlinjer och bakgrundsfärg) klistras in på samma vis som från filen som du kopierat innehållet från.

Klistra in diagram i Excel

1. Om du kopierar ett diagram kommer klistra in-alternativen att vara något annorlunda från om du klistrar in text- och sifferinnehåll. Du kan antingen högerklicka i den cell där du vill klistra in innehållet, eller klicka på Knappen Clipboard/Klistra in . Knappen finns till vänster i menyn, under Home/Start. Du behöver klicka på den nedåtriktade pilen, som ligger i anslutning till knappen, för att kunna se olika inklistringsalternativ. Inklistringsalternativen visar sig i en liten ruta, precis under knappen.
2. Det första inklistringsalternativet är Use destination theme/Måltema. Med detta alternativ skapas en länk till den arbetsbok som innehållet kopierats från. Diagrammets utseende anpassas efter temat i det arbetsblad som du klistrar in diagrammet i.
3. Alternativ två är Keep source formatting/Bevara källformat. Det skapas en länk till arbetsboken du kopierat diagrammet från. Diagrammet har precis samma utseende som i källan, där diagrammet kopierades från.
4. Det tredje, och sista, alternativet är Picture/Bild. Inklistringsalternativet bevarar diagrammets utseende, och förhindrar användaren från att ändra eller uppdatera i diagrammet.

Anpassa layoutalternativ i Excel

Genom att anpassa utseendet på dina utskrifter via alternativen för layout kan du säkerställa att de ser professionella och välbearbetade ut. Det är särskilt viktigt när du delar dina Excelfiler med andra, exempelvis när du presenterar dem på möten eller infogar dem i en rapport. Genom att anpassa layouten efter innehållet kan du alltså vara säker på att filen ser snygg ut och är läsbar.

1. Det finns tre huvudsakliga layouter i Excel. En av dem är Page layout/Sidlayout. Layouten visar hur din arbetsbok kommer se ut vid utskrift. Det är även här som du kan anpassa sådant som sidmarginaler, sidorientering och sidnumrering för att säkerställa att din Excelfil skrivs ut som du önskar. Du når sidlayout genom att klicka på den mellersta knappen, av de tre knapparna i det nedre högre hörnet. När du hovrar över knappen med musen står det Page layout/Sidlayout.
2. Du kan även nå alternativen för utskrift via fliken View/Visa i menyn, högst upp i Excel.
3. När du klickat på View/Visa i menyn syns knappen Page break preview/Förhandsgranska sidbrytning i menyn; klicka på den.
4. Arbetsboken i exemplet kommer skrivas ut på två sidor. För att skriva ut arbetsboken på en sida klickar du på fliken Page layout/Sidlayout i menyn.
5. Efter att du klickat på Page layout/Sidlayout får du tillgång till avsnittet Scale to fit/Anpassa. I det översta fältet, benämnt Width/Bredd, ändrar du alternativ i rullgardinsmenyn. Ändra från Automatic/Automatisk till 1 page/1 sida.
6. För att uppdatera utskriftsområdet manuellt kan du istället dra och släppa de blå kantlinjerna till din önskade placering.
7. För att ändra layouten från Portrait to landscape/Stående till liggande format klickar du på Orientation/Orientering. Knappen hittar du i menyn, under avsnittet Page setup/Utskriftsformat.
8. Bland alternativen som syns under knappen, efter att du klickat på den, väljer du alternativet Landscape/Liggande.

Infoga innehåll i sidhuvud och sidfot i Excel

Du kan inkludera viktig information i sidhuvud och sidfot. Exempelvis titel, författare, datum och sidnummer. Det gör det enklare för mottagarna att identifiera dokumentets innehåll och att hålla ordning på sidorna.

1. Klicka på den mellersta knappen, av de tre knapparna i det nedre högre hörnet; Page layout/Sidlayout.
2. Vyn ger dig möjligheten att infoga eller ändra sidhuvudet och sidfoten.
3. Klickar på sidhuvudet för att få tillgång till fliken Header och footer/Sidhuvud och sidfot i menyn. Där kan du välja dynamiska element att infoga i ditt sidhuvud eller din sidfot.
4. I detta exempel kan du klicka i högra sidhuvudsektionen.
5. Klicka på knappen för Page number/Sidnummer i menyn, i avsnittet Header and footer elements/Element för sidhuvud och sidfot. Det är knappen längst till vänster i avsnittet.
6. Du kan även ställa dig i, exempelvis, den mellersta delen i sidhuvudet och ange statisk text genom att skriva direkt i fältet.