En gång per år skickar Svenska Karateförbundet påminnelser om medlemsavgiften till en mängd olika föreningar. Tidigare har de gjort detta helt manuellt. De skrev adresser och textinnehåll i Word, konverterade filerna till pdf och mejlade sedan dessa till föreningarna. Bokföringen skedde i en Excelfil där de manuellt skrev information om föreningen; såsom antal deltagare och röstlängd. Vårt uppdrag var att förenkla denna process.

Vi knepade och knåpade för att kunna automatisera så stora delar av processen som möjligt, för att på så vis förenkla arbetet för Svenska Karateförbundet. Alla uträkningar behövde automatiseras; såsom uträkningen av medlemsavgiften och röstlängden i respektive förbund. Därefter behövdes en lösning som automatiskt genererar påminnelser i pdf-format.

Idag är både uträkningar och utskick, i största möjliga mån, automatiserade. Processen med att skicka påminnelser är enklare, snabbare och mer kostnadseffektiv.

Med hjälp av en Excelfil, med dynamiska beräkningar, sker uträkningarna automatiskt. I filen står respektive förenings röstlängd, dess betalningsstatus och betalninsgmängd. Svenska Karateförbundet behöver bara lägga till en förening och en bestämd formel – resten sköter sig själv.

De anställda behöver bara klicka på en knapp för att generera ett tiotal påminnelsebrev i pdf-format. Det fungerar tack vare en lösning i VBA. Alla föreningar som ännu inte betalat avgiften noteras. All nödvändig information om dessa, såsom adresser och betalningssummor, markerades i användarvänliga innehållskontroller i pdf:erna.