Outlook Signature

Enhetliga signaturer i Outlook – en viktig del av företagets visuella profil

Att ha en enhetlig e-postsignatur som följer organisationens grafiska riktlinjer är avgörande för att stärka varumärket och undvika variationer, som gamla profiler eller inofficiella typsnitt. Nu finns vår Outlook-signatur tillgänglig för Office 365 och fungerar smidigt på alla versioner av Outlook – webbversionen, installerade klientversioner för Windows och Mac.

Signaturen genereras automatiskt baserat på användarens personliga uppgifter, såsom namn,e-postadress, avdelning och telefonnummer. Den kan administreras centralt för att säkerställa att den följer företagets grafiska profil.

Lösningen är helt integrerad i Office 365-plattformen, utan att involvera någon tredjepartsleverantör, och kräver ingen installation.

Det är även möjligt att skapa flera olika signaturer, exempelvis för svarsmail, engelskspråkiga e-postmeddelanden eller säsongsbaserade signaturer. Systemet hanterar automatiskt vilken signatur som används för nya mail respektivesvarsmail.

‍

Vanliga frågor

Säkerhet

Fråga: Skickas mejlet genom Rehngruppen, så att ni kan läsa mitt mejl när jag använder e-postsignaturen?

Svar: Nej, vi kan aldrig läsa dina mejl. Det beror på att Add-in:et sitter hos er, på klientsidan. Mejlet skickas därför inte via Rehngruppen. Det enda om sker när verktyget används är att signaturen appliceras i ditt mejl.

Fråga: Hur fungerar Rehngruppens Add-ins?

Svar: Du kan läsa om hur våra Add-ins fungerar på denna sida: rehngruppen.se/faq/informationssakerhet.

‍

För användaren

Fråga: Hur fungerar verktyget för e-postsignaturer?

Svar: Du kan läsa om hur verktyget fungerar på dennasida. Där kan du även testa verktyget själv!https://www.rehngruppen.se/functions/outlook-signature

Fråga: Hur hittar jag verktyget för e-postsignaturer iOutlook?

Svar: Verktyget för e-postsignaturer finns direkt iOutlook. Du öppnar verktyget genom att klicka på signaturvalsknappen (din organisationslogotyp) i menyn, under fliken Message/Meddelande. Denna flik syns när duskapar eller besvarar ett mejl.

Fråga: Kan jag se hur signaturen ser ut innan jag skickarmejlet?

Svar: Ja du kan se hur signaturen ser ut. Signaturensyns i ditt mejl.

Fråga: Kan jag ha mer än en signatur?

Svar: Ja, det är möjligt. Om administratören före-postsignaturer i din organisation har valt att skapa flera signaturer så kandu välja mellan dessa via panelen till höger, som du visar genom att klicka på signaturvalsknappeni menyn.

‍

För administratören

Fråga: Krävs installationer på min dator för att kunnaanvända verktyget?

Svar: Nej, inte om du använder nya Outlook, Outlookpå Mac eller Outlook online.

Men om ni använder Outlook Classic krävs en installation av ett tillägg som applicerarstandard- och svarssignatur. Rehngruppen skickar ett MSI till it-avdelningenhos er som sedan distribuerar verktyget till användarna. Användaren behöverstarta om Outlook Classic för att de nya signaturerna ska läggas till. Övrigafunktioner, såsom att byta signatur och se panelen för signaturer, fungerarlikadant i Outlook Classic som på övriga plattformar.

Fråga: Hur skapar jag en e-postsignatur?

Svar: Du skapar e-postsignaturer via Rehngruppensportal 365|TemplateExtender. Du kan skapa flera olika signaturer. Exempelviskan du ha olika signaturer för svenska/engelska eller standard-/svarssignatur.

Signaturen gör du i HTML. Det finns en editor där du kanhämta användaruppgifter och ladda upp bilder, såsom er logotyp. Rehngruppen gergärna tips på hur du skapar en signatur som passar för de flesta mottagare,oavsett plattform och enhet.

Fråga: Får användaren direkt åtkomst till dee-postsignaturer jag skapar?

Svar: Som administratör kan du ge användarna direktåtkomst till e-postsignaturerna du skapar. Men du kan även publicera dem i etttestläge, innan du väljer att publicera dem till alla användare. Via testlägetkan du testa att signaturen fungerar innan du publicerar den.

Fråga: Kan jag skapa tidsinställda e-postsignaturer,exempelvis för kampanjer?

Svar: Ja, du kan skapa tidsinställda e-postsignaturersom antingen standard- eller svarssignatur.